Excel funkcija VLOOKUP

Excel funkcija VLOOKUP - 1. razlaga v sliki

Excel funkcija VLOOKUP je ena najbolj uporabnih Excel funkcij. Z njo lahko pridobimo točno določene podatke z enega konca Excel datoteke in jih prikažemo na drugem koncu. Na ta način si lahko sestavimo najrazličnejša poročila, lažje analiziramo podatke ali pa jih povsem preoblikujemo in si sestavimo recimo nadzorno ploščo, ki nam pride prav pri vsakodnevnem delu.

V tem članku si bomo pogledali primer pošiljanja ponudb potencialnim strankam, katerih podatke imamo shranjene v Excel datoteki, ki ima dva lista. Prvi list “Kontakti” vsebuje splošne podatke potencialnih strank, med njimi tudi e-poštni naslov, drugi list “Priložnosti” pa prodajne priložnosti, ki jim manjka ravno e-poštni naslov.

Excel funkcija VLOOKUP - 2. list s kontakti
Excel funkcija VLOOKUP - 3. list s priložnostimi

Med pošiljanjem ponudb bomo morali torej odpreti list “Priložnosti”, da izvemo, kaj moramo za stranko narediti, in nato list “Kontakti”, da dobimo njen e-poštni naslov. Enako za drugo stranko, in tretjo, in četrto … skratka nenehno preklapljanje med obema listoma.

Tega zagotovo ne želimo in bomo raje uporabili funkcijo VLOOKUP, ki bo strankin e-poštni naslov našla v listu “Kontakti” in ga izpisala ob ustrezni prodajni priložnosti v listu “Priložnosti”. 👈 Ful boljš!

Preden pa gremo na ta primer, si poglejmo, kako je funkcija VLOOKUP sestavljena.

Excel funkcija VLOOKUP - 1. razlaga v sliki
=VLOOKUP(iskana_vrednost; obseg_iskanja; številka_stolpca; [način_iskanja])
  • iskana_vrednost: Vrednost, ki jo želimo poiskati.
  • obseg_iskanja: Obseg celic, kjer bomo iskali. Prvi stolpec mora biti tisti, ki vsebuje iskano vrednost. Obseg mora vsebovati tudi stolpec, katerega vrednost želimo prikazati, če funkcija VLOOKUP najde iskano vrednost.
  • številka_stolpca: Številka stolpca, katerega vrednost želimo prikazati.
  • način_iskanja: Neobvezno. Pove, ali želimo izvesti natančno ujemanje (FALSE) ali približno ujemanje (TRUE ali izpuščeno). V veliki večini primerov želimo izvesti natančno ujemanje (FALSE).

Nekaj primerov formul:

=VLOOKUP(A2;A:C;3;FALSE)
=VLOOKUP("Banana";B$2:E$10;4;FALSE)
=VLOOKUP($G$2;Seznam!$A$2:$F$100;2;FALSE)

Še to:

  • Funkcija VLOOKUP vrne natanko en rezultat. Če se iskana vrednost pojavi večkrat, bo funkcija VLOOKUP vrnila prvo, ki jo najde, in sicer zgornjo, saj iskanje poteka od zgoraj navzdol.
  • Posledično je najbolje, če funkcijo VLOOKUP uporabimo na nizu unikatnih vrednosti, tj. vrednosti, kjer se vsaka pojavi natanko enkrat, saj smo edino tako lahko prepričani, da bomo vsakič dobili pravi rezultat.
  • Če iskana vrednost ni najdena, bo funkcija VLOOKUP vrnila #N/A.

Postopek

V list “Priložnosti” dodamo stolpec, kjer želimo videti e-poštne naslove potencialnih strank. Z desnim gumbom miške kliknemo stolpec D, ga tako označimo in nato izberemo Vstavi (Insert).

Excel funkcija VLOOKUP - 4. vstavi stolpec

Novemu stolpcu damo naslov “Email”.

Excel funkcija VLOOKUP - 5. novi stolpec

V celico D2 vnesemo naslednjo formulo:

=VLOOKUP(E2;Kontakti!$A:$D;4;FALSE)
  • iskana_vrednost = E2
    E-poštne naslove strank bomo najlažje našli preko identifikacijskih številk strank, saj so te unikatne in nahajajo se v obeh listih.
  • obseg_iskanja = Kontakti!$A:$D
    Obseg iskanja obsega celotne stolpce A, B, C in D v listu “Kontakti”. Iskana vrednost se nahaja v prvem stolpcu (A), prikazana vrednost pa v četrtem stolpcu (D), kar določimo z argumentom številka_stolpca.
  • številka_stolpca = 4
    Ko funkcija VLOOKUP najde identifikacijsko številko stranke, prikaže vrednost iz četrtega stolpca.
  • način_iskanja = FALSE
    Želimo natančno ujemanje (FALSE) identifikacijskih številk in ne približnega ujemanja (TRUE).

Izberemo celico, kjer imamo pripravljeno formulo s funkcijo VLOOKUP, primemo njen desni spodnji kot oz. tako imenovano zapolnitveno ročico in jo povlečemo čez vse celice, kamor želimo vnesti to formulo. Alternativno lahko zapolnitveno ročico kliknemo dvakrat.

Excel funkcija VLOOKUP - 6. zapolnitvena ročica

V primeru iskanja po celih stolpcih je za uporabo zapolnitvene ročice vseeno, ali uporabimo absolutne reference (Kontakti!$A:$D z dolar znaki) ali relativne reference (Kontakti!A:D brez dolar znakov).

V primeru iskanja po manjšem obsegu, kot je recimo Kontakti!A2:D21, pa moramo uporabiti absolutne reference, saj bomo drugače dobili pomanjkljive rezultate. Zapolnitvena ročica bo obseg iskanja A2:D21 spremenila najprej v A3:D22, nato v A4:D23, A5:D24, A6:D25 in tako dalje.

To najlažje preizkusimo tako, da vnesemo formulo:

=VLOOKUP(E2;Kontakti!A2:D21;4;FALSE)

Nato uporabimo zapolnitveno ročico in videli bomo, kako se formula v nižjih vrsticah pokvari. Več ko imamo vrstic, bolj očitne bodo napake oz. več bo nenajdenih vrednosti. Tega seveda ne želimo, zato obseg zapišemo z dolar znaki:

=VLOOKUP(E2;Kontakti!$A$2:$D$21;4;FALSE)

Pravilne VLOOKUP formule iz našega primera, ki išče po celih stolpcih, na koncu zgledajo tako:

Excel funkcija VLOOKUP - 7. VLOOKUP formule

Podatki pa tako:

Excel funkcija VLOOKUP - 8. dodani emaili

Zdaj bomo lažje pošiljali ponudbe svojim potencialnim strankam, saj imamo e-poštne naslove točno tam, kjer jih potrebujemo, in nam posledično ne bo potrebno nenehno preklapljati med obema listoma.

In to je to, zdaj znamo uporabljati Excel funkcijo VLOOKUP. 🎉

~ ~ ~

Želite boljše tabele?
Za vas izdelam Google Sheets ali Excel tabele po naročilu.