Excel spustni seznam (imenovan tudi Excel spustni meni) omogoča hiter in prijeten vnos podatkov ter zmanjšuje število napak pri vnosu le-teh. Sledijo najkrajša možna navodila, kako ga ustvariti:
- Izberemo celice.
- Kliknemo zavihek Podatki.
- Kliknemo Preveri veljavnost podatkov.
- Pod Dovoli izberemo Seznam.
- Pod Vir vnesemo izbire (ločene s podpičji).
- Kliknemo V redu.
Poglejmo še v slikah, kako ustvariti preprost spustni seznam v Excelu.
1. Izberemo celice, kamor želimo vstaviti spustni seznam.
2. Kliknemo zavihek Podatki (Data).
3. Kliknemo Preveri veljavnost podatkov (Data validation).
4. Pod Dovoli (Allow) izberemo Seznam (List).
5. Pod Vir (Source) vnesemo izbire in jih ločimo s podpičji.
6. Kliknemo V redu (OK).
In na ta način ustvarimo preprost Excel spustni seznam.
Ta seveda ni edini način, kako ustvariti spustni seznam v Excelu. Naj vam pokažem naprednejši način, ki omogoča odličen pregled vseh ustvarjenih spustnih seznamov, enostavno dodajanje novih izbir in brezskrbno uporabo, saj ga je težko ponesreči pokvariti.
Napreden Excel spustni seznam
1. Ustvarimo nov list in ga poimenujemo “Nastavitve” (po angleško “Settings”).
Ta list bomo uporabljali za “nastavljanje” izbir spustnega seznama, toda ne samo trenutnega, temveč prav vseh spustnih seznamov, ki jih bomo ustvarili v tej Excel datoteki. Vsak spustni seznam v svoj stolpec.
2. Označimo 9. vrstico in pod njo narišemo črto.
Zakaj črta? Da vizualno ločimo navodila od podatkov za spustne sezname. Prvih 9 vrstic bomo namreč namenili:
- navodilom, kako uporabljati podatke,
- razlagi, za kakšne podatke gre, in
- raznoraznim zapiskom, ki lahko pridejo prav drugim uporabnikom te Excel datoteke ali nam v prihodnosti, ko bomo pozabili, kako in zakaj smo spustne sezname sestavili tako, kot smo jih.
Zakaj devet vrstic? Ker je to ravno dovolj prostora za navodila in ker si je enostavno zapomniti, da se podatki za spustne sezname pričnejo v 10. vrstici, tj. prvi dvomestni številki.
3. Napišemo navodila. Moja ponavadi zgledajo tako:
4. Vnesemo izbire za spustni seznam.
5. Označimo vse vnesene izbire in na tipkovnici pritisnemo tipki Ctrl+T, da jih pretvorimo v tabelo.
Prednost sklicevanja na tabelo je, da lahko vanjo vnašamo podatke kadarkoli in ti so takoj prikazani v spustnem seznamu. Če pa se na podatke sklicujemo, ko ti niso oblikovani kot tabela, bo verjetno potrebno popraviti tudi sklic nanje, kar je nepotrebno dodatno delo.
6. Naslov stolpca preimenujemo v “Ljudje”.
7. Kliknemo kamorkoli na tabelo, nato zavihek Načrt tabele (Table design) in levo zgoraj preimenujemo tabelo v “setLjudje”.
Ta korak je poljuben, a ga vseeno priporočam, saj se na tabele lažje sklicujemo, če imajo smiselna imena, ki si jih zlahka zapomnimo. Vse tabele v listu “Nastavitve” posledično poimenujem s predpono “set”, da vem, da gre za nastavitve (po angleško “settings”). Preostanek imena prilagodim vsebini tabele.
8. Kliknemo zavihek Formule (Formulas) in nato Upravitelj imen (Name manager).
9. Kliknemo Novo (New).
10. Pod Ime (Name) vnesemo “Ljudje” in nato kliknemo vnosno polje Se sklicuje na (Refers to).
Ime si je najlažje zapomniti, če uporabimo isto za stolpec in za sklic, ki ga bomo vnesli v preverjanje veljavnosti podatkov. V našem primeru obakrat uporabimo besedo “Ljudje”.
11. Izberemo vse celice ustvarjene tabele razen imena stolpca tako, da se v vnosnem polju Se sklicuje na (Refers to) pojavi sklic:
=setLjudje[Ljudje]To pomeni, da se sklicujemo na tabelo “setLjudje”, specifično na njen stolpec “Ljudje”.
12. Kliknemo V redu (OK).
13. Kliknemo Zapri (Close).
14. Sledimo navodilom za ustvarjanje preprostega Excel spustnega seznama do vključno točke 4.
…
…
Dobrodošli nazaj!
15. V vnosno polje Vir (Source) tokrat ne vnesemo izbir kot takšnih, temveč sklic na tabelo, ki smo ga ravnokar dodali v Upravitelja imen (Name manager):
=Ljudje
16. Kliknemo V redu (OK).
Preprosti in napredni Excel spustni seznam se na prvi pogled sicer ne razlikujeta …
… je pa pri naprednejši različici enostavneje dodajati nove izbire, imeti odličen pregled nad vsemi spustnimi seznami in težje pokvariti vse skupaj.
In to je to. Zdaj znamo ustvarjati spustne sezname in si poenostaviti delo v Excelu. 🎉
~ ~ ~
Želite boljše tabele?
Za vas izdelam Google Sheets ali Excel tabele po naročilu.